Transformasi digital dalam kearsipan adalah proses yang lebih luas daripada sekadar digitalisasi dokumen; selain mengubah format fisik menjadi digital, transformasi ini melibatkan perubahan budaya kerja, proses, dan pola pikir untuk menciptakan sistem yang efisien, aman, dan terintegrasi. Digitalisasi merupakan tahap awal, misalnya dengan pembangunan sistem EDMS, tetapi transformasi digital mencakup integrasi dengan aplikasi lain, otomatisasi siklus hidup arsip, dan peningkatan kapasitas SDM agar pengelolaan arsip dapat berlangsung secara berkelanjutan. Proses ini mencakup pemindahan media, klasifikasi dengan metadata, sistem notifikasi otomatis, dan jaminan keamanan data. Keberhasilan transformasi digital bergantung pada pemilihan software, ketersediaan infrastruktur cloud, keamanan siber, serta kesiapan dan kualitas SDM, sehingga perubahan ini memberikan efisiensi, transparansi, dan akses informasi yang lebih baik bagi seluruh pihak terkait.